Rôle du secrétariat :

faciliter le fonctionnement et l’animation du Collectif national. Il assure le suivi et l’éventuelle relance des groupes de travail et les personnes responsables des tâches réparties en réunions. Il coordonne la préparation des réunions régulières et exceptionnelles du Collectif. Il assure le suivi de la trésorerie du Collectif

Annuaire :

Pour faciliter les échanges au sein du Collectif et assurer la permanence du contact avec les organisations membres, un annuaire de membres est proposé. Pour chaque organisation, une petite fiche permet de récapituler les informations essentielles. Nom, acronyme, adresses, contact, coordonnées du (de sa) représentant(e) et de son (sa) suppléant(e). Envoyé avec la Charte, le formulaire permettra de mieux définir les contours exacts du Collectif

Création d’un mail de contact du secrétariat :

Pour saisir le secrétariat de toute question relative au Collectif, une adresse mail est créée pour informer l’ensemble des membres du secrétariat.
Secrétariat Collectif national

Assainissement du fonctionnement de la liste mail du Collectif.

Le secrétariat propose de ramener et limiter la liste à ses fonctions initiales : envoi des convocations et ordre du jour des réunions, compte rendu des réunions plénières et des groupes de travail, diffusion des appels à signatures. Tous les autres mails, notamment les informations générales, les communiqués et évènements non collectifs, el les débats seront renvoyés à des espaces plus opportuns, qui restent à définir.

Le 6 mars 2012

A ses fonctions initiales : envoi des convocations et ordre du jour des réunions, compte rendu des réunions plénières et des groupes de travail, diffusion des appels à signatures, s’ajoute la possibilité à chaque association /organisation du Collectif… de faire circuler pour information ses communiqués, ses courriers, ses prises de positions, ses initiatives conformes à la Charte et aux positions du CNPJDPI.
La liste ne sera plus modérée, il faut donc que chacun reste « raisonnable ».
L’annuaire devrait permettre à tout un chacun de joindre personnellement ceux qu’il souhaite informer.

Règles de mise à l’ordre du jour :

Comment soumettre une proposition au Collectif : les propositions portées déjà par plusieurs organisations, sont soumises au secrétariat, qui statue rapidement, pour assurer des ordres du jour clairs, établis en avance, et réalistes au vu du temps imparti aux réunions plénières

Communiqués :

Pour les communiqués du Collectif, il faut être très clair sur les délais de validation.
La tradition du collectif a toujours été « qui ne dit mot consent » donc il est inutile de répondre si on valide. Par contre, s’il y a divergences sur le fond, elles doivent être envoyées sur la liste du Collectif, (pour la forme, il faut envoyer uniquement au secrétariat). A la date butoir, le secrétariat proposera une synthèse suivie de la liste de toutes les organisations signataires de la charte du CNPJDPI [1]
Il faut créer une liste presse pour l’envoi des communiqués et s’appuyer sur l’agence Media Palestine.
Quand le site internet sera actif, il suffira d’envoyer les documents aux gestionnaires ce site

Site Internet du Collectif :

un site Internet très simple est envisagé. La Charte, la liste de membres, les appels, l’agenda des activités pourront ainsi enfin être publics, permettant d’améliorer la visibilité du Collectif